Nieuwsbrief TIB-advies / Nummer 5 2023

TIB Advies heeft een nieuwe Directeur

Albert van Winden (drs.ing.) geboren in Rotterdam (1955), maar al vanaf 1994 woonachtig in Twente, is onlangs benoemd tot nieuwe directeur bij Tib Advies. Hij volgt Gerard Nijhof op die jarenlang de voorman was voor TIB Advies. Albert heeft inmiddels zijn pensioen gerechtigde leeftijd bereikt, maar is nog steeds maatschappelijk betrokken als voorzitter MKB Twente, secretaris Stichting Ondernemend Twente en voorzitter Stichting De Bijenhoek. Daarnaast participeert hij in diverse Twentse overlegorganen met overheid en onderwijs. Na een loopbaan als senior adviseur bij KplusV, directeur/bestuurder van BAR-Afvalbeheer NV, Programma-manager Optimalisatie Afvalketen voor de gemeente Amsterdam, algemeen directeur bij Twente Milieu, vervulde hij tot 2009 diverse functies die zich het best laten omschrijven als dienstverlenend.

Met de kennis en het netwerk dat Albert heeft, willen we met TIB advies ons onderscheidend profileren bij MKB’ers in Twente. Niet door de prijs alleen, maar door kennis, passie en ervaring van de betrokken professionals dat ze met plezier door geven aan de ondernemers. Hierdoor kunnen MKB’ers beter betekenis geven aan hun diensten en/of producten zodat hun bedrijven succesvoller kunnen worden en nog meer bij gaan dragen aan werkgelegenheid en het Bruto Twents Geluk.

Wel of geen vrij op 5 mei?

Ieder jaar duikt de vraag weer op: zijn werknemers nou wel of niet vrij op 5 mei? En als werknemers moeten werken, hebben zij dan recht op een feestdagentoeslag? De antwoorden hangen af van de afspraken die in de cao of arbeidsovereenkomst staan.

Hoewel Bevrijdingsdag volgens de Rijksoverheid een officiële feestdag is, staat niet in de wet dat werknemers op deze dag vrij zijn. De meeste werknemers moeten op Bevrijdingsdag dan ook gewoon aan de slag. Wel is in veel cao’s opgenomen dat werknemers één keer in de vijf jaar vrij zijn op 5 mei. 2020 is zo’n lustrumjaar waarin veel werknemers vanwege een cao-afspraak niet hoeven te werken op 5 mei. Als een organisatie niet onder een cao valt of deze geen aparte bepalingen bevat, kan de werkgever zelf bepalen of werknemers vrij zijn. Ook het recht op een toeslag op feestdagen moet in de cao of arbeidsovereenkomst geregeld zijn. Staan hierin geen afspraken, dan geldt weer dat de werkgever de vrijheid heeft om dit zelf te bepalen.

Werknemer kan wel vakantiedag opnemen

Als een werknemer geen vrij heeft op Bevrijdingsdag, kan hij natuurlijk wel een vakantiedag opnemen. Voor het toekennen hiervan gelden de algemene regels: in principe moet de werkgever instemmen met het vakantievoorstel, tenzij hij gewichtige redenen heeft om niet akkoord te gaan. Zo’n reden is bijvoorbeeld dat de capaciteit van uw organisatie het niet toelaat dat een te grote groep werknemers tegelijk op vakantie gaat. Dit kan het geval zijn als veel werknemers in april en mei op vakantie willen, omdat in deze maanden veel andere feestdagen vallen waarop werknemers wel vrij zijn en ze hierdoor minder vakantiedagen hoeven op te nemen.

Bron: RendementOnline

De aandachtspunten bij een cafetariaregeling voor werknemers

Tegenwoordig is het vrij gebruikelijk dat werkgevers hun werknemers een deel van de arbeidsvoorwaarden zelf laten kiezen, bijvoorbeeld door de mogelijkheid tot uitruilen van loonbestanddelen via een cafetariasysteem. Bij zulk keuzeloon krijgt u met specifieke administratieve en fiscale aandachtspunten te maken. Zorg dat alles volgens de regels verloopt!

Een cafetariaregeling is een vorm van flexibel belonen van werknemers die er kort gezegd op neerkomt dat werknemers overeengekomen belast loon (bron) uitruilen voor onbelast loon of vrije tijd (doel).

Arbeidsrechtelijke, fiscale en cao-regels

Uw onderneming is niet verplicht om werknemers een cafetariaregeling aan te bieden, tenzij een collectieve arbeidsovereenkomst (cao) dat voorschrijft. Als u een cafetariaregeling aanbiedt, is het aan uw organisatie om te bepalen welke bronnen en doelen in de regeling worden opgenomen en welke regels er bij een uitruil gelden. Eén en ander uiteraard binnen de arbeidsrechtelijke en fiscale regels én de eventueel voor u geldende cao-regels.

Vervolgens is het aan de werknemer om volgens de spelregels van uw cafetariaregeling voor een deel van zijn arbeidsvoorwaarden zelf te bepalen in welke vorm en op welk moment hij het geniet. Een uitruil kan eenmalig zijn, zoals het uitruilen van vakantiebijslag voor extra vakantiedagen.

Maar een uitruil kan ook uit meerdere delen bestaan, bijvoorbeeld een halfjaar lang elke maand een stukje brutoloon uitruilen voor de (via de vrije ruimte onbelast gemaakte) verstrekking van een onbelaste fiets. U moet de opzet van uw cafetariaregeling en de gemaakte keuzes tot uitruil van werknemers goed vastleggen. Die vastlegging is vormvrij.

Er gelden de nodige voorwaarden bij een cafetariaregeling. Zo mogen werknemers bijvoorbeeld alleen nog te genieten – dus toekomstig – loon uitruilen. Verder moeten de (dwingend voorgeschreven) wettelijke regels in acht worden gehouden, bijvoorbeeld dat een werknemer geen wettelijke vakantiedagen mag inzetten.

Verder moet er daadwerkelijk sprake zijn van een wijziging van een afgesproken beloning en niet van puur een besteding van het overeengekomen loon of van een verkapte lening aan de werknemer. En bedenk ook dat als u voor een uitruil de vrije ruimte moet aanspreken – om een doel in onbelast loon voor de werknemer om te zetten – die aanwijzing als eindheffingsloon niet ongebruikelijk mag zijn.

Een uitruil moet bovendien zogeheten realiteitswaarde hebben. Dat betekent dat er nieuwe (structurele) afspraken worden gemaakt met de werknemer over zijn arbeidsvoorwaarden (er wordt feitelijk een nieuwe arbeidsovereenkomst gesloten). In de praktijk vindt de Belastingdienst een realiteitswaarde aannemelijk als de nieuwe afspraken over de arbeidsvoorwaarden schriftelijk zijn vastgelegd en de gevolgen hiervan doorwerken in andere loonbestanddelen waar het verlaagde loonbestanddeel op van invloed is.

Gevolgen voor loonheffingen

Een uitruil (verlaging) van brutoloon heeft bijvoorbeeld gevolgen voor de loonheffingen, pensioenpremie, vakantiebijslag, doorbetaald loon bij ziekte en inkomensafhankelijke uitkeringen. U mag overigens de doorwerking van een uitruil op andere loonbestanddelen uitsluiten of dit kan bij cao zijn geregeld, bijvoorbeeld dat een (tijdelijke) verlaging van het brutoloon geen gevolgen heeft voor de grondslag van een overwerktoeslag. Dit staat de realiteitswaarde van de cafetariaregeling dan niet in de weg. Soms zijn aan zo’n uitsluiting wel voorwaarden verbonden, zoals bij het pensioengevend loon.

Uw onderneming is ook verplicht om een cafetariareglement op te stellen. Hiermee legt u alle voorwaarden rond deelname aan de regeling schriftelijk vast. In het reglement moet u in elk geval duidelijk opnemen wat de keuzemogelijkheden voor de werknemers zijn, inclusief waardebepaling van loonbestanddelen (zoals vakantiedagen), welke fiscale en andere inkomensgerelateerde gevolgen het uitruilen kan hebben – inclusief eventuele melding dat doorwerking in andere loongerelateerde regelingen is uitgesloten – en wat de gevolgen zijn van een eventuele uitdiensttreding of meer of minder gaan werken.

U kunt het cafetariareglement als onderdeel van de arbeidsovereenkomst aanbieden aan de werknemers of als apart aanhangsel. Een handig voorbeeldreglement dat u als basis kunt gebruiken, vindt u op Rendement Online. U kunt uw cafetariaregeling ook altijd door de Belastingdienst laten toetsen voor wat betreft de gevolgen voor de loonheffingen. Bij afkeuring van uw cafetariaregeling vervalt het recht tot uitruil en mag u het brutoloon niet langer verlagen.

Aanvulling op arbeidsovereenkomst

Ook de afspraken rond een uiteindelijke uitruil moet u goed vastleggen, bijvoorbeeld in een aanvulling op de arbeidsovereenkomst. Hierin moet u vastleggen waarom u de aanvulling opstelt en wat de details van de uitruil zijn: een duidelijke omschrijving van de bron en bijbehorend bedrag en van het doel, inclusief of u dat als eindheffingsloon aanwijst om er onbelast loon voor de werknemer van te maken.

Als het een periodieke uitruil betreft, moet u ook de begin- en einddatum van de betreffende periode opnemen. Het ministerie van Financiën heeft hiervoor enkele praktische handreikingen gegeven, zoals voorbeeldteksten voor de omschrijving van de in te zetten bron en het te ontvangen doel.

Als belast loon wordt omgezet in onbelast loon – bijvoorbeeld bij de uitruil van een deel brutoloon voor een onbelaste verstrekking – genieten de werknemers hierbij een fiscaal voordeel. Voor uw onderneming levert een uitruil vaak ook een fiscaal voordeel op: er zijn immers minder premies werknemersverzekeringen en werkgeversheffing Zorgverzekeringswet verschuldigd als het belastbare loon lager is.

Maar als u de vrije ruimte moet aanspreken om een doel onbelast te maken voor de werknemer, en hierdoor de beschikbare ruimte overschrijdt, is 80% eindheffing over de overschrijding verschuldigd. Een uitruil kan ook kostenneutraal voor uw organisatie uitpakken.

Uitruilen voor reiskostenvergoeding

Stel dat een werknemer voor de 4.000 zakelijke kilometers die hij dit jaar met zijn privéauto maakt een onbelaste reiskostenvergoeding krijgt van € 0,17 per kilometer. Fiscaal is er (in 2023) nog ruimte voor extra onbelaste vergoeding van € 0,04 per kilometer, dus € 160.

Als uw cafetariaregeling dat toestaat, kan de werknemer er bijvoorbeeld voor kiezen om € 160 van zijn (belaste) 13e maand uit te ruilen voor een extra (onbelaste) reiskostenvergoeding. U moet die vergoeding wel aanwijzen als eindheffingsloon om de gerichte vrijstelling ervoor te laten gelden, maar dat neemt geen vrije ruimte in beslag.

Bron: RendementOnline

Aandachtspunten bij bronnen en doelen cafetariaregeling

Werkgevers kunnen werknemers via de cafetariaregeling de mogelijkheid bieden tot het uitruilen van arbeidsvoorwaarden. Zo kunnen werknemers hun arbeidsvoorwaarden afstemmen op hun wensen en vaak ook een fiscaal voordeel behalen. Rond de voor een uitruil in te zetten arbeidsvoorwaarden – de bronnen – en de hiervoor te verkrijgen arbeidsvoorwaarden – de doelen – heeft u met diverse aandachtspunten te maken. Bekijk ze in deze checklist.

Bron: RendementOnline