Vaak komen declaraties op het bordje van de financiële afdeling. Dat betekent dat dit geld door collega’s al is uitgegeven en daar niets meer tegen in te brengen is. Daarmee verliest de financiële afdeling overzicht, zelfs al gaat het om kleine bedragen. Met proactief handelen kan daar verandering in komen.
Veel organisaties hanteren voor het uitgavenbeheer een reactieve benadering, waarbij ze de maandelijkse uitgaven achteraf beoordelen om vervolgens daarover te rapporteren. Hiermee zijn de uitgaven pas inzichtelijk wanneer ze al zijn gedaan en er geen andere keuze is dan de rekeningen te betalen. Om dit te voorkomen is een proactieve aanpak een vereiste. Daarvoor is allereerst belangrijk dat er een duidelijk, eenvoudig en beknopt beleid is waarin helder staat wie wat mag uitgeven. Vervolgens moet dit uitgavenbeleid gedeeld worden met alle collega’s. Als zij het proces door en door kennen, is de kans op fouten of onduidelijkheden namelijk kleiner.
Bron: RendementOnline